海南出台流动人员人事档案细则 不得拒绝符合条件档案

　　我省出台流动人员人事档案管理服务实施细则

　　不得拒绝符合条件档案接收申请

　　为进一步加强全省流动人员人事档案管理服务工作，统一服务标准，省人社厅日前发布了《海南省流动人员人事档案管理服务实施细则(暂行)》(以下简称《实施细则》)，明确了流动人员人事档案范围及档案的接收、查阅和调出的具体要求和操作。

　　严禁个人保管本人或他人档案

　　流动人员人事档案范围：

　　非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;

　　辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员档案;

　　与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案;

　　未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;

　　自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案;

　　外国企业常驻代表机构的中方雇员档案;

　　自由职业或灵活就业人员的档案;其他实行社会管理人员的档案。

　　管理体制

　　流动人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。

　　管理体制

　　流动人员人事档案具体由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经县级以上(含县级)人力资源社会保障部门授权的单位管理。

　　★特别提醒

　　不得拒绝符合申请条件的档案接收申请

　　档案接收机构

　　流动人员

　　流动人员申请户籍所在地存档的，由其户籍所在地的公共就业和人才服务机构(以下简称公共人才机构)负责;申请工作所在地存档的，由用人单位注册地的同级公共人才机构负责。

　　非在编人员

　　机关和事业单位非在编人员、非公有制企业和社会组织聘用人员、以及外国企业常驻代表机构中方雇员的档案，由其现工作单位所在地或户籍所在地公共人才机构接收管理。

　　辞职人员

　　辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员，以及与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员，重新就业的应当在就业单位报到后，按照干部人事档案转递的有关规定，将档案转至有关的组织人事部门保管;未就业或者重新就业单位不具备保管条件的，由原工作所在地或户籍所在地公共人才机构接收管理。

　　自由职业

　　未就业的大中专毕业生，自费出国留学及其他因私出国(境)人员，自由职业或灵活就业人员，以及其他实行社会管理人员的档案，由其户籍所在地公共人才机构接收管理。

　　★特别提醒

　　要求各级公共人才机构不得拒绝符合申请条件的流动人员申请档案接收。

　　无人事档案管理权限的单位不得查阅档案

　　档案查阅范围

　　查阅范围包括国家机关、事业单位招考录用审查需要查阅的档案;

　　公安、检察、法院、纪律检查、监察、国家安全等国家机关因侦查、审理等需要查阅有关人员的档案;

　　经存档人同意后，具有人事档案管理权限的用人单位因工作需要查阅的档案。

　　出具证明范围

　　出具证明范围为流动人员存档证明、现实表现及其他各类与人事档案相关的证明。

　　《实施细则》要求

　　要求公共人才机构应确保出具证明的内容与档案实际记载相关内容一致。对档案中无记载的证明，应在相关材料补齐归档后出具;对超出档案管理服务范围的证明不予出具。

　　要求档案管理人员应认真核实出具事由、本人有效身份证件，委托他人或单位申请的须提供符合规范的委托书、介绍信和经办人有效身份证件。

　　★特别提醒

　　无人事档案管理权限的单位不得查阅档案，可由存档人向公共人才机构申请复印档案中不涉及保密部分的相关材料，了解本人基本情况。

　　档案接收步骤

　　1.申请

　　流动人员以户籍地为由申请的，须提供本人有效身份证件和户口本;以工作所在地为由申请的，须提供原工作单位辞职、辞退或解除(终止)劳动合同等证明或新工作单位劳动合同、社保缴费清单。委托他人或单位申请的，须提供符合规范的委托书、介绍信和经办人有效身份证件。

　　2.核实

　　公共人才机构在接到申请后，核实相关申请材料及存档单位资质。对不符合接收条件的，应及时告知申请人或委托人，并说明原因。

　　3.调档

　　对已确认存档单位具有人事档案管理权限的，开具《流动人员人事档案调档函》;对未确认存档单位具有人事档案管理权限的，应确认其权限后再发函调档，或将该档案转至当地公共人才机构再行调档。

　　4.收档

　　(1)流动人员存档单位须通过机要或派专人转递档案，不得交由本人自带。

　　(2)查验存档单位开具的《流动人员人事档案转递通知单》，登记档案转出单位、时间和转档缘由。

　　5.档案审核

　　(1)档案管理人员须核对档案目录、档案内容和《流动人员人事档案转递通知单》等材料，确保档案材料真实可靠、完整齐全。

　　(2)发现档案中有虚假材料的，查明情况，按有关规定严肃处理。

　　(3)档案中缺少部分关键材料，但不会导致一人多档的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，填写《流动人员人事档案缺少材料登记表》后予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。

　　(4)档案材料严重不全，可能导致一人多档且无法补全的，应退回原存档单位，同时告知申请人。

　　6.接收登记

　　(1)对通过审核的档案，填写《流动人员人事档案托管合同》，办理档案托管。档案管理部门应填写档案回执，盖章后寄回原存档单位。部分材料尚未补全的，应在回执中注明，档案审核材料应及时归入档案并做好审核信息登记。

　　(2)对接收的档案，必须建立接收人事档案登记台帐，及时准确登记档案人的姓名、性别、出生时间、身份证号码、档案转入时间、转档单位等信息。

　　(3)对登记后的档案应及时交档案管理人员入库管理，档案管理人员应在接收登记台帐签字确认，登记台帐永久保存，以便核查。

　　档案调出步骤

　　(一)申请

　　流动人员档案调出时，原以户籍地为由存档的，须提供调档函、本人有效身份证件;原以工作所在地为由存档的，须提供调档函、本人有效身份证件和辞职、辞退或解除(终止)劳动合同等证明(或原单位同意调出函)。委托他人或单位申请的，须提供符合规范的委托书、介绍信和经办人有效身份证件。

　　(二)核实

　　公共人才机构在接到申请后，核实相关申请材料及发函单位资质。发函单位有人事档案管理权限的，可以调出;发函单位无人事档案管理权限或无法确认的，不予调出档案，并及时告知申请人或委托人。

　　(三)调出

　　办理档案调出时，档案管理人员须仔细核对档案目录与内容是否一致，确保一次性转出全部材料。随附《流动人员人事档案转递通知单》，同档案一并转出。档案转出后，应及时关注档案转递情况，登记《人事档案材料转递通知单回执》和机要单情况，更新信息管理系统，并定期核查。流动人员人事档案调出应通过机要寄达，如调出和调入单位在同一地区，可协商派人事专员送取。转递档案时不再开具行政(工资)介绍信。

　　查阅要求

　　(1)查阅流动人员人事档案应填写《查阅流动人员人事档案审核表》，经档案管理部门审核同意后查阅档案。

　　(2)查阅单位应派专人(两名以上中共党员)持单位介绍信及有效身份证件查阅。任何人不得查阅本人及其亲属的人事档案。

　　(4)需要摘录档案内容的，应征得档案管理部门同意。对摘录部分，由档案管理人员与原件核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。

　　(5)不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，登记在《查阅流动人员人事档案审批表》中，经档案管理部门审核同意后，方可复制。

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